Электронный чек: как должен выглядеть и когда нужен

Что такое ЭЧ?

Это такой же кассовый документ, только направляют его на e-mail, по номеру телефону или в мессенджеры. ЭЧ содержит следующие реквизиты:

наименование документа (т.е. само слово “чек”)
дату и время расчета
данные об исполнителе (ФИО, ИНН)
наименование оплаченного товара/услуги/работы
итоговая сумма расчета
данные о покупателе (наименование и ИНН формируются только в том случае, если заказчиком является юридическое лицо – организация или ИП)
наименование посредника (банка, который представляет интересы плательщика в налоговой службе)
QR-код
идентификационный номер

Дополнительно исполнитель может указать реквизиты договора ГПХ (в блоке описания товара/услуги/работы).

Законом предусмотрены несколько способов передачи электронного документа:

отправка скриншота чека или самого документа в мессенджерах;
через считываемый QR-код;
распечатать его на бумаге и передать курьером, почтой, из рук в руки

Важно: формат передачи выбирается на стадии формирования документа.

Отправлять электронный чек или не отправлять – вот в чем вопрос

Отправка покупателю обязательна, если:

расчет происходит без контакта покупателя и продавца (т.е. при оплате в интернете)
до выдачи печатной версии покупатель попросил предоставить дополнительно электронную
покупается страховой полис у агентов

Отметим, что 54 Федеральный закон предусматривает ряд случаев, когда продавец имеет право не предоставлять электронную версию:

торговая точка находится на территории засекреченных объектов (объекты военного назначения, ФСБ, государственной охраны)
местность удалена от средств связи
покупатель не просил предоставлять электронный чек

Что делать, если в чеке ошибка?

При оформлении ЭЧ заполнение реквизитов – обязательный пункт. Но порой при ручном вводе сведений могут возникнуть ошибки в:

сумме расчета

Если самозанятый или предприятие не разобрались со спец. режимом, сумма в чеке будет указываться с учетом налогового вычета

сведениях о заказчике

Чаще всего возникает при участии “третьих лиц” (т.е. чек оформили не на заказчика, а на посредника) или если перепутали физ. лицо с юридическим (важно: если заказчиком выступает ИП, то выставлять документ необходимо как для организации – с указанием ИНН)

реквизитах

Из-за опечаток чек может быть оформлен на другую фирму

наименовании товаров (услуг, работ)

В таком случае ФНС может заподозрить подмену в трудовых отношениях и организовать внеплановую проверку обеих сторон договора.

Чтобы исправить чек, его нужно аннулировать. Это можно сделать в двух случаях:

при возврате денежных средств (чек удаляется полностью);
при некорректно введенных сведениях (формируется новый чек с прежней датой).

Важно: заметить ошибку необходимо до истечения срока договора и закрытия сделки. В противном случае его ЭЧ исправить будет нельзя, а значит, исполнитель не сможет использовать чек при расчете налога.

Как обезопасить себя при расчете с самозанятым?

Проверьте в налоговой службе, является ли исполнитель самозанятым
При заключении договора обязательно проверьте, что исполнителем является плательщик НПД, а вы освобождаетесь от ответственности за уплату налога
В договоре должно быть прописано, что самозанятый обязан предупредить о снятии себя с учета самозанятости заранее. В день оплаты убедитесь, что исполнитель стоит на учете НПД
После получения ЭЧ проверьте правильность всех данных. В случае ошибки обязательно уведомьте исполнителя и запросите новый – система позволяет сделать это
Проверяйте действительность чека на сайте ОФД или через специальные приложения.

Электронный чек – такой же равноценный документ, как и бумажный. Не стоит его бояться. Главное – четко проверить все данные.